Bí kíp 1-3-5 ai cũng nên học để lên được một "to-do list" thật hiệu quả

Lập danh sách kế hoạch những việc cần làm (to-do list) là một bí quyết cơ bản giúp bạn tăng năng suất cho bản thân. Tuy nhiên sự thật là rất nhiều người không biết phải lên sao cho đúng. Và bi kịch là nếu làm sai, cái danh sách ấy còn hại bạn nhiều hơn là không lập nữa.

Một sai lầm cơ bản khi lập "to-do list" là bạn liệt kê những việc quá nhỏ nhặt. Sau vài công việc có vẻ quan trọng, bạn bắt đầu ghi hàng tá những công việc vụn vặt, biến bản danh sách thành một cái Sớ Táo Quân. 

Mỗi lúc bạn lại nghĩ ra thêm rồi ghi vào. Danh sách cũng vì thế mà trở nên dàn trải và thiếu khoa học, dẫn đến chuyên bạn sử dụng nó cũng trở nên vô ích. Dù sao thì cũng đừng buồn, vì không chỉ mình bạn gặp rắc rối trong câu chuyện lên kế hoạch này. Theo khảo sát của LinkedIn thì cũng phải 90% mọi người đều không thể lập nổi một "to-do list" chuẩn chỉnh trong lần thử đầu tiên.

Nhưng tóm lại, vấn đề là ở cách làm, và câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thoát khỏi tình trạng này? Alyse Kalish – biên tập viên của The Muse đã chia sẻ cách mà chủ tịch Alex Cavoulacos áp dụng để "chinh phục" danh sách công việc của mình: Nguyên tắc 1-3-5. 

Alyse cho biết thêm: "Chủ tịch Alex là người làm việc năng suất nhất mà chúng tôi biết." Không biết rằng, câu nói đó là sự thật hay mục đích để làm "nguyên tắc 1-3-5" trở nên đáng tin cậy cậy hơn? Vậy thì mau tìm hiểu xem "1- 3- 5" có gì hay ho nào!

Nguyên tắc 1-3-5 và cứu cánh cho những con người kém trong khoản sắp xếp

Nguyên tắc 1-3-5 nói ra thì rất đơn giản thôi. Về cơ bản, một to-do-list chỉ nên có 9 hạng mục, được chia như sau:

1: là một nhiệm vụ quan trọng nhất, được ưu tiên nhất để giải quyết (cuộc họp, gặp đối tác, ôn tập cho bài kiểm tra...);

3: là ba công việc ưu tiên thứ 2 - làm bài tập, hoàn thành dự án..;

5: là năm việc nhỏ nhặt, dễ dàng để hoàn thành (việc nhà...).

Nghe có vẻ ít? Nhưng dù thích hay không, một ngày của bạn cũng chỉ có 24h, và bạn cũng chỉ có thể hoàn thành được một số lượng công việc nhất định. Tập trung vào danh sách 1- 3- 5 nghĩa là những việc bạn cần hoàn thành sẽ là những việc bạn đã chọn. Điều đó chẳng phải tốt hơn so với việc có vấn đề gì xảy đến thì mới giải quyết, hay là nhớ ra việc gì rồi mới ghi vào? 

Tầm quan trọng của từng việc thiếu rõ ràng có tác động lớn đến sự sắp xếp thời gian của bạn, cũng như năng suất làm việc và học tập của bạn. Ưu tiên hoàn thành những việc bạn đã ghi trong danh sách 1-3-5 sẽ làm bạn cảm thấy hài lòng và trọn vẹn hơn cho một ngày của mình.

Bằng chứng thiết thực là các nhân viên tại The Muse đều đã thử áp dụng nguyên tắc này. Và nó được cho là hiệu quả, có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc của họ.

Tất nhiên, nguyên tắc này có thể được sử dụng linh hoạt một chút. Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn chẳng cần phải điền hết tất cả các công việc vào danh sách 1-3-5 trong cùng một lúc. "Chẳng hạn như khi bạn đang ở một nơi nào đó - sẽ có nhiệm vụ đột xuất mà bạn không thể biết trước được (ví dụ như đi công tác) thì bạn hãy thử để trống 1 mục cho phần "3" và 2 mục cho phần "5" đề phòng những yêu cầu bất thình lình của sếp, đúng không?

Thật đơn giản phải không? Vậy tại sao bạn không thử áp dụng ngay nhỉ!