Bạn đặt quá nhiều ưu tiên
Hãy thử tưởng tượng nếu cùng lúc đặt trọng tâm vào công việc, cuộc sống gia đình, chuyến dã ngoại sắp tới, cập nhật mạng xã hội, đọc báo... chắc chắn bạn sẽ có nhiều công việc hơn và mức độ hoàn thành sẽ là rất ít.
Giải pháp hữu hiệu là rút gọn danh sách ưu tiên của bạn. Chính từ “ưu tiên” đã ngụ ý rằng bạn nên giải quyết những công việc quan trọng trước những thứ khác. Bạn không thể có 20 ưu tiên, mà thay vào đó chỉ nên có 3 hoặc 4 mục trong danh sách sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều hơn. Khi đó bạn sẽ thấy rằng năng suất được đo bằng số lượng công việc thực tế được thực hiện, chứ không phải là trạng thái “đầu bù tóc rối”.
Bạn bị phân tâm bởi internet
Bạn kiểm tra email hoặc mạng xã hội của mình bao lâu một lần? Các trang web đó có được mở trong thời gian làm việc của bạn? Trên thực tế, một người có hơn 3 tài khoản trên các mạng xã hội khác nhau và dành gần 2 giờ mỗi ngày cho các trang mạng này. Nếu làm việc 8 giờ mỗi ngày thì đó là ¼ thời gian ngày làm của bạn.
Cách để bảo vệ bản thân khỏi các phiền nhiễu trực tuyến là thực hành tự kiểm soát. Nếu công việc không đòi hỏi phải liên tục truy cập email, hãy đặt thời điểm để kiểm tra, tốt nhất là không phải trong khoảng thời gian bạn cảm thấy tập trung tốt nhất. Đối với nhiều người, đó là vào buổi chiều khi đã giải quyết xong các vấn đề quan trọng. Hãy dành 30 phút để trả lời các email ít cấp thiết hơn đã bỏ qua trước đó hoặc cập nhật các tin tức về ngành nghề liên quan.
Bạn làm việc đa nhiệm
“Nhảy” qua lại liên tục giữa các nhiệm vụ, nhìn chằm chằm vào danh sách dài các việc cần làm và cố gắng hoàn thành nhiều công việc cùng lúc - tất cả những điều này sẽ dẫn đến một cuộc sống bận rộn. Rất khó để hoàn thành bất cứ việc gì nếu bạn cố gắng làm mọi thứ cùng lúc. Khi có quá nhiều thứ đang diễn ra xung quanh, không có gì lạ khi bạn có cảm giác như mình đang đuối sức.
Nếu rơi vào tình trạng này, hãy thử một chiến lược khác. Thực hiện từng công việc với sự tập trung và cách xử lý rõ ràng sẽ giúp mang lại kết quả cuối cùng tốt hơn. Bất cứ khi nào bạn cảm thấy bị “cám dỗ” để chuyển sang một nhiệm vụ khác, hãy tự hỏi: Có nên chuyển ngay bây giờ hay không? Có cần nghỉ một chút không? Hoặc có nên để bản thân bị phân tâm không khi danh sách việc cần làm ngày càng tăng?
Bạn thiếu kỹ năng quản lý thời gian
Bạn chỉ có một khoảng thời gian giới hạn trong ngày để làm việc và điều đó có nghĩa là cần tận dụng từng phút có được. Bạn không nên dành 5 giờ để làm điều gì đó khi nó có thể chỉ mất 2 giờ hoặc ít hơn. Để tăng năng suất và hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần có cách quản lý thời gian của mình, chẳng hạn là công cụ lập kế hoạch hàng ngày, chia thời gian hợp lý cho từng loại công việc và nghiêm túc thực hiện. Khi có các kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời, bạn có thể cải thiện khả năng tập trung, làm nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn.
Năng suất công việc chỉ đạt được khi bạn có sự cố gắng và quyết tâm. Bạn càng chuẩn bị cho bản thân để làm việc hiệu quả thì bạn càng có nhiều cơ hội để thành công. Khi đã học được cách chuẩn bị, kỷ luật bản thân bạn sẽ nhận ra rằng ngay cả khi không cảm thấy bận rộn, bạn cũng sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc.
