Làm thế nào để có một ngày làm việc hiệu quả hơn?

Năng suất thực sự đòi hỏi một cách tiếp cận khác, theo Laura Mae Martin, chuyên gia năng suất nội bộ của Google, người vừa xuất bản một cuốn sách về chủ đề này, “Thời gian hoạt động: Hướng dẫn thực hành về năng suất và sức khỏe cá nhân”.

Nó đòi hỏi bạn phải suy nghĩ kỹ hơn nhiều về cách bạn thiết kế một ngày của mình: Làm gì, khi nào làm, làm ở đâu và làm như thế nào cho tốt.

Ví dụ: Liệu việc nằm dài trên ghế dài và say sưa xem chương trình truyền hình yêu thích của bạn có thực sự được coi là làm việc hiệu quả không?

Theo quan điểm của Martin thì đúng vậy. Nếu bạn đã dành một chút thời gian rảnh rỗi cho bản thân, muốn tận hưởng một buổi chiều sau giờ làm việc và nạp lại năng lượng cho tuần tới - thì khoảng thời gian đó đang được sử dụng đúng như dự định.

Vậy làm thế nào mọi người có thể giành lại quyền kiểm soát thời gian của mình và lập lịch trình bền vững để tận dụng tối đa thời gian mỗi ngày? Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:

PHẢI LÀM GÌ

Bạn không thể đạt được mọi thứ bạn mong muốn trong cuộc sống này - chỉ là không có đủ thời gian. Do đó, bạn phải chọn.

Điều đó có nghĩa là tập trung vào một số ưu tiên quan trọng nhất đối với bạn - chẳng hạn như ba việc trong số đó.

Martin nói: “Hãy nghĩ đến lăng kính Bạn tương lai. Bạn sẽ vui mừng vì đã tập trung và ưu tiên những điều gì? Lập danh sách việc cần làm phản ánh điều đó. Và sau đó hãy học cách nói không với những thứ khác”.

(Ảnh: internet)

KHI NÀO LÀM

Tất cả các khối thời gian không được tạo ra bằng nhau. Một số sẽ có hiệu quả, một số thì không. Nó phụ thuộc vào bạn sắp xếp nó như thế nào.

Ví dụ: nếu bạn là người dậy sớm, bạn có thể đạt được hiệu suất cao sớm hơn trong ngày vào lúc 9 giờ sáng hoặc 10 giờ sáng - và sau đó năng suất của bạn giảm dần vào lúc 4 giờ chiều hoặc 5 giờ chiều.

Hãy lên lịch cho những công việc đòi hỏi khắt khe nhất khi bạn đang ở trạng thái tốt nhất và giảm bớt những nhiệm vụ nặng nhọc hơn khi bạn không làm việc. Nếu bạn làm ngược lại, bạn chỉ đang chuốc lấy rắc rối mà thôi.

Martin nói: “Đây có thể là phần quan trọng nhất của cuốn sách, bởi vì cạm bẫy lớn nhất của năng suất là coi mọi việc như nhau với tất cả các khoảng thời gian. Giờ quyền lực của bạn là gì khi bạn có thể làm việc tập trung? Hãy bảo vệ những khoảng thời gian đó cho chính bạn”.

LÀM Ở ĐÂU

Câu hỏi này được đặt lên hàng đầu trong thời đại đại dịch, khi rất nhiều nơi làm việc trở nên xa cách. Sau khi bạn đã xác định được những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày, đâu là nơi tốt nhất để thực hiện nỗ lực đó?

Một lần nữa, câu trả lời mang tính cá nhân cao: Tùy thuộc vào tính cách và công việc của bạn, Giờ quyền lực của bạn tốt nhất có thể được dành một cách lặng lẽ ở nhà hoặc trong một không gian làm việc văn phòng cởi mở, hợp tác.

Để tối đa hóa nỗ lực đó, Martin nói, hãy giúp bộ não của bạn cùng với cái được gọi là trạng thái phụ thuộc: Xu hướng liên kết các môi trường nhất định với các nhiệm vụ nhất định.

“Hãy sử dụng điều đó để làm lợi thế cho bạn, có thể bạn luôn ngồi ở bàn làm việc để thực hiện các cuộc gọi và cuộc họp, sau đó ngồi ở ghế đối diện để xử lý email. Bằng cách đó, bạn đang giúp bộ não của mình dễ dàng biết phải làm gì tiếp theo”.

CÁCH LÀM TỐT

Đây là một nhiệm vụ mà mọi người phải hoàn thành: Theo dõi email. Có cách làm chu đáo, có cách làm bừa bãi nhưng hoàn toàn không hiệu quả.

Martin, người đã có thể duy trì Inbox Zero, nói: “Hãy coi nó giống như việc giặt giũ vậy. Bạn sẽ không mở máy sấy 20 lần một ngày, gấp một chiếc áo sơ mi, cất nó đi và sau đó quay lại với nó suốt cả ngày để làm điều tương tự. Nhưng đó là cách mọi người xử lý email”.

Thay vào đó, hãy dành những khoảng thời gian cụ thể trong ngày để bạn có thể đặt tất cả những email đó vào các nhóm khác nhau, chẳng hạn như những email để đọc, xem lại hoặc phản hồi.

Điều tương tự với điện thoại thông minh của bạn: Nó rõ ràng là một công cụ hữu ích, nhưng đừng ngại đặt cho mình những rào cản như khóa ứng dụng sau một thời gian nhất định trong ngày hoặc đặt điện thoại của bạn ở phòng khác vào ban đêm (như Martin đã làm).

Martin nói: “Hãy để nó có lợi cho bạn thay vì chống lại bạn”.

Theo Chris Taylor (Reuters.com)