5 kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

Có vẻ như chúng ta đang dành 24/7 thời gian chỉ để chạy theo những điều ta cho là cơ bản nhất. Những gì chúng ta làm được dường như chẳng bao giờ là đủ và có vẻ như bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian cho mọi việc. Điều quan trọng để thoát được cái bẫy của thời gian là bạn cần phải kiểm soát thời gian của bản thân thay vì để nó kiểm soát chính mình.

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Quản lý thời gian cũng là một kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những người thành công. Đặc biệt là những người bận rộn phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ.

Một nghiên cứu cho thấy những người chịu áp lực về thời gian nhưng lại nắm quyền kiểm soát thời gian của mình thường tận hưởng cuộc sống vui vẻ hơn, không cảm thấy bị quá tải và ít căng thẳng hơn so với những người cũng bận rộn như vậy nhưng luôn cảm thấy ít hoặc không kiểm soát được thời gian.

Dưới đây là 5 gợi ý giúp bạn có thể kiểm soát và quản lý thời gian của bản thân tốt hơn.

1. Đặt ra sự ưu tiên

Bước đầu tiên để bạn có thể kiểm soát tốt thời gian của mình là hãy nghĩ về về các mục tiêu lớn trong cuộc sống của bạn. Hãy xem xét điều gì là quan trọng nhất đối với bạn. Khi đã xác định được rõ ràng về các ưu tiên và mục tiêu của bản thân, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch về thời gian và cam kết của mình.

2. Thực tế về những gì bạn có thể thực hiện

Giống như hầu hết tất cả mọi người, bạn thường có xu hướng đánh giá quá cao những gì bản thân có thể làm được. Nhưng bạn quên mất rằng khi cơ thể mệt mỏi hay tự dưng có một vài việc chi phối, hiệu quả của công việc sẽ giảm thậm chí buộc phải dừng lại. Hãy đưa ra ước tính ban đầu về thời gian thực hiện một nhiệm vụ và sau đó tăng lên ít nhất 25% để bắt đầu tiến hành. Xem công việc diễn biến như nào rồi điều chỉnh lên xuống sao cho phù hợp.

3. Hạn chế sự gián đoạn

Hạn chế tần suất gián đoạn là chìa khóa quan trọng để hoàn thành công việc. Điều này đặc biệt khó nếu bạn đang có con nhỏ. Nếu bạn đang ở trong văn phòng làm việc, bạn có thể sẽ bị gián đoạn bởi các đồng nghiệp muốn trò chuyện hoặc những cuộc trao đổi.

Tin nhắn hoặc email có thể liên báo. Hiển nhiên, bạn không thể tránh hoàn toàn được sự gián đoạn này nhưng cũng có thể làm một số việc để hạn chế. Chẳng hạn, đeo tai nghe, đóng cửa văn phòng (nếu có thể), tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi nhận email. Nếu không thể làm việc ở nhà, hãy rời khỏi nhà và làm việc trong thư viện hoặc quán cà phê yên tĩnh nào đó.

4. Nói "không" với những cam kết ngoài lề không phục vụ cho mục tiêu quan trọng của bạn

Hầu hết chúng ta thường có xu hướng thích nói "Có" hơn là "Không" với những người mà chúng ta quan tâm hoặc tin tưởng. Tuy nhiên, việc ưu tiên các mục tiêu quan trọng có nghĩa là chấp nhận bỏ đi một số điều bạn muốn. Nếu nghĩ rằng bản thân có thể bỏ qua khi bạn nói "Không", hãy tập trung vào những gì bạn có thể đạt được với khoảng thời gian này. Đặt ra ranh giới với những người khác là một phần quan trọng trong việc đối phó với căng thẳng.

Vì vậy, trước khi cam kết, hãy nghĩ đến tầm quan trọng của nhiệm vụ hoặc vai trò trong danh sách ưu tiên của bạn và chỉ nói "Có" nếu việc đó nằm trong vùng ưu tiên.

5. Ngưng chần chừ

Thực tế là chúng ta luôn có lý dó cho sự trì hoãn. Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ đó khó khăn hay nhàm chán, hãy suy nghĩ về tầm quan trọng của nó đối bạn và gia đình.

Giặt quần áo là một công việc vô cùng tẻ nhạt nhưng cần thiết. Với trường hợp này, tốt nhất hãy lên lịch cụ thể làm việc đó mỗi ngày để hình thành thói quen. Sau cùng, não bộ của bạn sẽ tự động hoá thói quen và cảm thấy như nó là một phần của cuộc sống bình thường. Giặt giũ nhiều lần trong một tuần có nghĩa là bạn chỉ làm việc đó trong một hoặc hai giờ và sau đó có thể tiếp tục với những thứ mình thích.

Bạn có thể thỏa thuận với chính bản thân mình rằng bạn sẽ nghỉ ngơi và xem chương trình yêu thích sau khi thực hiện xong một số nhiệm vụ. Hoặc quyết định tập thể dục trước tiên để lấy lại năng lượng. Hãy hình dung ra kết quả mong muốn (như không gian sống trong lành hoặc cảm giác thỏa mãn sau khi hoàn thành công việc) để động viên bản thân.

Nếu bạn luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian thì đã đến lúc kiểm soát lại mọi thứ rồi đó. Xác định nhu cầu thời gian nào nằm ngoài tầm kiểm soát và bạn có những sự lựa chọn nào. Sau đó, hãy chọn điều tốt nhất cho bản thân.

Để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất, bạn cần lên kế hoạch, bỏ qua mọi thứ, ngừng trì hoãn, động viên bản thân, chú ý hơn tới những cam kết của mình. Dù bạn đang làm gì đi chăng nữa, hãy nhớ rằng những phần thưởng sẽ có giá trị khi đạt được thành tích cao hơn, ít căng thẳng hơn và tâm bình thản hơn.

An Chi/baodansinh.vn