12 cách quản lý thời gian của người thành công Thứ Hai, 12/09/2022, 18:00

Luôn lên kế hoạch cho ngày mai

Một trong những cách quản lý thời gian của người thành công là lên kế hoạch trước cho mọi việc. Đôi khi kế hoạch sẽ thay đổi và các nhà quản lý biết rằng họ luôn phải trong tư thế sẵn sàng để đối phó với những điều không mong muốn, nhưng họ cũng nhận thức được lợi ích của việc lên kế hoạch trước. Lên lịch trình hàng ngày, hàng tuần, thậm chí hàng tháng sẽ giúp bạn tận dụng tốt mỗi giờ làm việc trong ngày và vẫn giữ được hiệu quả công việc dù có những sự cố bất ngờ xảy ra.

Biết nói “Không”

Là người quản lý, bạn sẽ nhận được hàng tá email, cuộc gọi điện thoại và những người tiếp cận bạn để được giúp đỡ, trò chuyện hoặc tư vấn. Tuy nhiên, bạn có quyền nói “Không” với những đề nghị mà bạn thấy không có lợi khi chấp nhận. Đơn giản chỉ cần giải thích một cách lịch sự rằng bạn đang bận rộn và tại thời điểm này, bạn sẽ không thể giúp đỡ hoặc hỗ trợ được cho họ.

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả thường là một trong những yếu tố quan trọng trong cách quản lý thời gian của người thành công. Nếu không dành thời gian để lắng nghe, hiểu và giải thích, chắc chắn giữa bạn và nhân viên sẽ có hiểu lầm xảy ra. Lúc này, bạn có thể sẽ mất rất nhiều thời gian hơn để sửa sai hoặc bắt đầu mọi thứ lại từ đầu. Quá trình quản lý phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp, do đó bạn nhất định phải đảm bảo rằng mình đang dành thời gian để giao tiếp hiệu quả với mọi người xung quanh.  

Sử dụng email một cách thông minh

Các nhà quản lý dành một lượng lớn thời gian để đọc, trả lời email và đôi khi điều này trở thành nguồn tiêu tốn thời gian khá nhiều. Để sử dụng email hiệu quả, bạn cần phải biết cách sắp xếp.

Một cách để làm điều đó là tạo các thư mục dựa trên mức độ ưu tiên và gắn cờ các email cần chú ý. Người sáng lập Microsoft, Bill Gates cũng đã sử dụng chiến thuật hiệu quả này để quản lý email của mình. Bạn cũng có thể xử lý email theo từng đợt, chẳng hạn như cứ sau hai giờ vì điều này giúp dễ quản lý hơn.

Áp dụng quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20, còn được gọi là quy tắc Pareto, nói rằng để đạt được hiệu quả cao nhất, các nhiệm vụ và công tác quản lý của bạn nên được thực hiện theo tỷ lệ 80:20.

Có hai cách bạn có thể áp dụng quy tắc này vào công việc. Đầu tiên là bằng cách dành 80% thời gian của bạn cho những việc thực sự quan trọng, như phát triển kinh doanh hoặc đổi mới sản phẩm và dành 20% thời gian còn lại cho những việc nhỏ hơn. Thứ hai là tập trung sự chú ý của bạn vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và ủy quyền 80% nhiệm vụ khác.

Tránh đa nhiệm

Mặc dù có nhiều người ủng hộ đa nhiệm, nhưng nó có thể phản tác dụng. “Tung hứng” nhiều nhiệm vụ cùng lúc không phải là cách quản lý thời gian của người thành công bởi nó không giúp bạn hoàn thành bất cứ điều gì một cách hiệu quả. Trong thực tế, đa nhiệm đã được chứng minh làm giảm năng suất đồng thời cũng ảnh hưởng xấu đến tâm trí cũng như cơ thể của bạn. Trong khi đó tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất và hoàn thành nó bằng cách loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao lãng sẽ giúp bạn quản quý thời gian của mình tốt hơn.

Loại bỏ phiền nhiễu

Hãy chú ý đến số lần mà ai đó đã khiến bạn dừng lại khi đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng. Đồng thời cũng theo dõi các gián đoạn tự mình gây ra, đặc biệt nếu bạn là người thích các phương tiện truyền thông xã hội. Điện thoại thông minh của bạn cực kỳ hữu ích nhưng nó cũng gây nghiện cao và là một trong số những yếu tố gây lãng phí thời gian nhất được biết đến. Do đó, hãy tắt trang web giải trí, điện thoại hoặc các phương tiện truyền thông xã hội không cần thiết để tối đa hóa thời gian của bạn.

Ủy quyền hiệu quả

Người thành công biết rằng họ không thể tự mình xử lý được hết mọi việc. Để mọi việc diễn ra một cách trơn tru, họ phải giao trách nhiệm cho người đáng tin cậy để họ có thể dành thời gian và sức lực tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Dành thời gian để suy nghĩ

Jeff Weiner, CEO của LinkedIn, tin tưởng rằng dành thời gian để suy nghĩ là điều rất quan trọng. Ông nói rằng “Một phần của việc quản lý thời gian hiệu quả là dành thời gian để suy nghĩ, chứ không phải là việc liên tục hoạt động”. Dành thời gian suy nghĩ giúp đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn và cho bạn thời gian cần thiết để xem xét các khả năng và giải pháp khác.

Tối đa hóa việc sử dụng thời gian trống

Quản lý thời gian hiệu quả có nghĩa là tối đa hóa việc sử dụng thời gian. Đôi lúc bạn không quan tâm nhưng sử dụng các khoảng thời gian trống sẽ mang lại hiệu quả đó. Cụ thể, bạn có thể tận dụng giờ giải lao giữa các cuộc họp hoặc khi kết thúc cuộc họp sớm hơn để xử lý các nhiệm vụ nhỏ chỉ cần 5 đến 15 phút để hoàn thành như kiểm tra và trả lời email hoặc nghĩ ra giải pháp cho một vấn đề nhỏ nhặt. Vì vậy, hãy danh sách các việc nhỏ này và khi có thêm thời gian, bạn có thể xem qua và bắt đầu từng việc một.

Đặt câu hỏi làm rõ khi bắt đầu một cuộc họp

Thật khó để làm những việc khác nếu bạn dành phần lớn thời gian trong ngày cho các cuộc họp. Do đó, hãy luôn tự hỏi rằng bạn có cần tham dự cuộc họp hoặc cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu có, hãy làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả hơn bằng cách làm rõ các mục tiêu khi bắt đầu như Bạn đang mong muốn đạt được điều gì? Ai nên tham dự? Cuộc họp kéo dài trong bao lâu? Đặt những câu hỏi này cho chính bạn và chia sẻ mục tiêu cuộc họp với đội nhóm sẽ giúp mọi người đi theo đúng hướng, từ đó tiết kiệm được khá nhiều thời gian quý giá. Đó là cách quản lý thời gian của người thành công mà bạn nên tham khảo.

Ngừng trì hoãn

Bạn có thể trì hoãn thực hiện các nhiệm vụ vì nhiều lý do. Có lẽ nhiệm vụ đó quá sức hoặc khó chịu. Hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn đòi hỏi ít thời gian thực hiện hơn với kết quả dễ nhìn thấy nhất. Nếu bạn gặp khó khăn khi bắt đầu, bạn có thể cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ chuẩn bị như thu thập tài liệu hoặc sắp xếp các ghi chú của mình. Ngoài ra, hãy thử đưa ra các phần thưởng cho mình cho mình khi hoàn thành từng phân đoạn nhỏ của nhiệm vụ.

Quản lý thời gian là một kỹ năng cần có thời gian để phát triển và hoàn thiện. Hãy thử sử dụng những cách quản lý thời gian của người thành công trên đây và xem năng suất làm việc của bạn thay đổi ra sao nhé.  

Pha Lê