Chiến thắng những deadline Thứ Hai, 30/11/-0001, 00:00

1. Từ những deadline bình thường

Từ lúc bắt đầu đăng ký các tín chỉ, H. Vinh đã có mục tiêu là hoàn thành chương trình học đại học trong 3,5 năm và sẽ bước ra cuộc sống sớm hơn bạn bè cả nửa năm. Để làm được điều đó, H. Vinh đăng ký theo học các tín chỉ với lịch học dày đặc. Có lúc, 5 – 6 bộ môn học song song khiến cho cậu chàng tối tăm mặt mũi. Những bài tập cá nhân, bài tập tuần, bài tập nhóm đến thuyết trình bảo vệ bài, làm bài thu hoạch học kỳ khiến cho H. Vinh cứ cuống cuồng lên. Bài tập này chưa xong, bài tập khác đã tới. Học ca sáng rồi lại học ca chiều khiến nên H. Vinh gần như “cư trú” luôn ở trường cả ngày. Nhưng, cũng nhờ sự tất bật đó, H. Vinh mới nhận ra giá trị của việc biết phân chia và quản lý thời gian hợp lý và cách cân đối các mục tiêu. Bởi quả thật, nếu như chỉ chạy theo hết mục tiêu này đến mục tiêu khác, hoàn thành bài tập với kiểu chạy nước rút thì anh chàng sẽ không thể đủ sức để theo đuổi kế hoạch mà mình đã vạch ra.

Tương tự H. Vinh là cô bạn T.Diệp. Là “chủ xị” một câu lạc bộ ở trường và thành viên tích cực của một câu lạc bộ yêu môi trường. Ngoài bài vở trên lớp cần hoàn thành thì một khối lượng công việc khác cũng được cô bạn này tự đặt ra, quan trọng không kém, đó là chuẩn bị nội dung cho các buổi sinh hoạt offline của câu lạc bộ. Để có nội dung sinh hoạt hấp dẫn, phong phú và được các thành viên comment tích cực thì T.Diệp phải tham khảo ý kiến của các thành viên trong ban quản trị, tìm kiếm tài liệu chưa kể đến việc cô nàng còn kiêm luôn cả việc thiết kế và in ấn những nội dung ấy hoàn thiện trên giấy. Cứ thế, việc nọ nối việc kia khiến nhiều lúc cô nàng phải than thở với bạn bè rằng mình đang bị “bấn loạn”.

2. Đến những deadline quan trọng

Năm học cuối, H.Nhung xin làm cộng tác viên tại một trung tâm đào tạo ngoại ngữ cho trẻ em. Công việc chính của cô bạn là kịp thời update thông tin cho các phụ huynh và quản lý các em lúc đầu giờ hoặc cuối giờ học, khi mà bố mẹ chưa đến kịp. H.Nhung làm việc chăm chỉ, mỗi tội hơi lơ đãng. Gần đây nhất, cái bệnh lơ đãng đã hại cô nàng một trận ra trò. Chả là, có một lớp học được nghỉ đột xuất và cộng tác viên phải gọi điện thông báo đến cho các phụ huynh. Chẳng hiểu mải mê việc gì mà đến gần giờ học, H.Nhung mới nhớ ra và tá hỏa gọi điện thông báo. Tất nhiên, có một số người kịp thời không cho con đi học nhưng cũng có những trường hợp không báo kịp, nên các em vẫn được đưa đến trung tâm. Thế là một cảnh tượng cực kỳ nhốn nháo đã diễn ra.

Bị phê bình, chê trách là một chuyện, nhưng đáng buồn hơn cả là bao nhiêu cố gắng từ trước đến giờ của H.Nhung đều không được ghi nhận. “Sai một ly, đi một … lít” là vậy, cô bạn than thở.

Ra trường, đi làm và hầu hết các cựu sinh viên đều đều hào hứng với vị trí mới. Tuy nhiên, với kinh nghiệm làm việc chưa nhiều và kỹ năng quản lý công việc của không ít các sinh đều được (hay bị) các nhà tuyển dụng đánh giá là “chưa cao” nên hiệu quả cũng không đúng như mong muốn. Dễ bị phân tâm, bỏ sót những lịch hẹn, không thực sự sâu sát với khách hàng hay nhận ra tầm quan trọng của công việc để ưu tiên việc nào làm trước và làm sau… Đó chính là những trở ngại để những người mới đi làm cảm thấy e ngại trước mỗi deadline.

3. Vượt qua các deadline bằng cách nào?

Suy cho cùng, cách đổi diện và vượt qua các deadline chính là cách mà những người trẻ quản lý và phân bổ thời gian. Bởi, nếu sắp xếp tốt thì quỹ thời gian 24/h không bao giờ là quá ít ỏi cho bạn hoàn thành các công việc của cá nhân mình. Muốn vậy, trước hết, chúng ta cần liệt kê các công việc cần làm ra giấy hoặc dưới các dạng thức khác, càng trực quan càng tốt. Sau đó, một việc cũng tương đối qua trọng nữa là sàng lọc những công việc quan trọng nhất, ít quan trọng hơn và cuối cùng là những công việc làm lúc nào cũng được. Như vậy, gần như ngay lập tức, bạn sẽ hiểu được rằng mình cần phải dành mối ưu tiên cho những công việc nào. Bên cạnh đó, sự tập trung và dứt điểm trong công việc cũng giúp chúng ta “làm việc nào xong việc ấy”, tránh được tình trạng dây dưa để rồi đến lúc việc nào cũng dở dang và ta sẽ không biết kết thúc việc nào trước.

Hi vọng các bạn sẽ có được cách quản lý thời gian phù hợp để không phải thốt lên: “Ôi, lại deadline”.